1. Wie is de baas over de data?
Binnen HBG zijn Theo Brack en Peter Jantz de aanspreekpunten voor alles wat met privacy te maken heeft. Heb je een vraag of wil je dat we iets aanpassen? Mail dan naar avg@humanbehaviourgroup.com. Dan gaan we ermee aan de slag.
2. Wat verzamelen we van je?
Afhankelijk van of je een training volgt, gecoacht wordt of een zakelijke partner bent, slaan we wat dingen van je op:
- Wie je bent: naam, adres, geslacht en contactgegevens (e-mail en telefoon).
- Inhoud: werkervaring, competenties, gespreksverslagen en de inhoud van onze mailwisselingen.
- Zakelijk: factuurgegevens en bedrijfsnamen.
3. Waarom doen we dat? (de spelregels van de AVG)
We verzamelen je gegevens niet voor de hobby, maar omdat het moet voor:
- De overeenkomst: we hebben je naam en e-mail nodig om je training te plannen of je coaching te geven.
- Wettelijke plicht: de Belastingdienst wil dat wij onze facturen (met jouw naam erop) netjes bewaren.
- Gerechtvaardigd belang: om onze diensten te verbeteren of je een nieuwsbrief te sturen (waar je je natuurlijk altijd voor kunt afmelden).
4. Hoe veilig staat het?
Je gegevens wonen in beveiligde online systemen. We doen niet aan ‘wachtwoord123’. Waar het kan, gebruiken we twee-factor-authenticatie (2FA). Alleen de mensen die het écht moeten weten, hebben toegang tot jouw gegevens.
5. Wie kijkt er nog meer mee?
Eigenlijk niemand, tenzij het moet.
- Software: we gebruiken tools voor administratie en mail. Met deze partijen hebben we afspraken dat zij net zo voorzichtig zijn als wij.
- Toestemming: willen we jouw voortgang rapporteren aan je werkgever? Dan doen we dat alleen als jij daar vooraf “ja” tegen hebt gezegd.
6. Hoe lang bewaren we de boel?
We houden niet van digitale rommel, maar we moeten ons aan de wet houden:
- Coaching-inhoud: gespreksverslagen wissen we 7 jaar na afloop van het traject.
- Administratie: facturen en basisgegevens blijven 7 jaar bewaard (dat moet van de Belastingdienst).
- Contactgegevens: je naam in ons CRM-systeem bewaren we langer, zodat we je over drie jaar nog steeds herkennen als je weer eens aanklopt.
7. Cookies (de digitale kruimels)
Onze website gebruikt cookies om te zien hoe de site presteert (via Statcounter). Geen zorgen: we gebruiken dit niet om je persoonlijk te achtervolgen met advertenties voor wasmachines. Je kunt cookies altijd uitzetten in je browserinstellingen.
8. Wat zijn jouw rechten?
Jij bent de baas over jouw gegevens. Je hebt het recht om:
- In de boeken te kijken: wat weten we eigenlijk van je?
- De gum te gebruiken: wil je dat we je gegevens wissen? (Tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.)
- Fouten te herstellen: klopt je e-mailadres niet? Geef het door.
Stuur een mailtje naar avg@humanbehaviourgroup.com en we regelen het binnen een maand.
9. Klachten?
Komen we er samen niet uit (wat we ons bijna niet kunnen voorstellen)? Dan heb je het recht om aan de bel te trekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar liever drinken we eerst die kop koffie waar we het in onze andere voorwaarden ook over hadden.